Los elementos que garantizan reuniones efectivas

Las reuniones en una empresa son muy importantes, pero que sean reuniones eficaces lo es aún más. En ellas, se envían mensajes directos a los trabajadores, socios, partners o cualquiera que forma parte de la empresa acerca de la creatividad, producción, estructura de la organización, próximos proyectos, últimas propuestas, etc. Pueden ser formales o informales, pero su objetivo es siempre aportar elementos positivos para el crecimiento empresarial y mejorar el funcionamiento del negocio.

Que la reunión sea un éxito total, depende de diferentes factores que a continuación mencionaremos.

Hotel Arrey Alella, ubicado a tan solo 20km de Barcelona, dispone de diferentes salas de reuniones totalmente equipadas para la satisfacción de sus clientes y el éxito de la reunión

Os presentamos los seis elementos clave que pueden ayudarte a fomentar un entorno de reunión más efectivo:

  1. Mediciones correctas

Para comenzar con esta labor, hay que considerar la cantidad de personas que albergará la sala. Definiendo las capacidades mínimas y máximas, considerando múltiples salas de reuniones dependiendo de la situación y calculando el espacio y mobiliario necesarios en cada una.

Si tienes 15 gerentes o directivos, la capacidad máxima de la sala no puede ser menor que este número, y tener en cuenta a los invitados y los observadores que se puedan sumar.

Una excelente mesa de sala de reuniones configurable también puede permitir una mayor flexibilidad para adaptarse mejor a los diferentes tipos de reuniones.

Las salas de reuniones del Hotel Arrey Alella son suficientemente amplias para poder organizar el espacio según el número de asistentes.

  1. Asientos apropiados para una sala de conferencias

Según una investigación llevada a cabo por Visix, la duración promedio de una reunión es de 30 a 60 minutos. Por lo tanto, es esencial contar con sillas ejecutivas o semi-ejecutivas que permitan a los participantes sentarse cómodamente mientras que sea necesario.

Aunque el promedio ronda los 60 minutos, en muchas ocasiones las juntas pueden alargarse varias horas.

  1. Divisiones

Por supuesto, una sala de reuniones debe sentirse como tal; incluso si se encuentra en un entorno de oficina abierta, debería ofrecer una mayor sensación de privacidad. Esto permite que la conversación se lleve a cabo en un entorno más confidencial, evitando generar distracciones al exterior y manejando incluso temas delicados con discreción.

El Hotel Arrey Alella ubicado una zona privilegiada del Maresme, ofrece un entorno tranquilo y lejos del ruido de la ciudad. Las salas de reuniones, además, son insonorizadas y aportan una privacidad y tranquilidad extra.

  1. Tecnologías digitales

Las salas de reuniones han de disponer de las últimas tecnologías que se adapten a cualquier empresa.

WIFI de alta velocidad, sistema de videoconferencia (por si no todos los asistentes pueden acudir de forma presencial) equipo de sonido, flipchart, material, etc. En nuestras salas de reuniones, te garantizamos todos estos elementos y mucho más.

  1. Organización

Uno de los desafíos más recurrentes en las juntas es la falta de organización. Sin una agenda establecida, es probable que los participantes se salgan del tema. Por lo que un sistema centralizado o un buen software para reuniones puede ser de gran ayuda para coordinar, confirmar o suspender reuniones con prontitud.

Asimismo, mantener un código de conducta, desde la etiqueta hasta el calendario de reuniones, también ayudará a que el trabajo sea más eficiente.

Una sala de reuniones adecuada, solo con su diseño, puede fortalecer la imagen de una empresa. Aún así, la equipación de la sala, es esencial para el éxito de la reunión.

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