19 set. Els elements que garanteixen reunions efectives
Les reunions en una empresa són molt importants, però que siguin reunions eficaces encara ho és més. S’hi envien missatges directes als treballadors, socis, partners o qualsevol que forma part de l’empresa sobre la creativitat, producció, estructura de l’organització, propers projectes, últimes propostes, etc. Poden ser formals o informals, però el seu objectiu sempre és aportar elements positius per al creixement empresarial i millorar el funcionament del negoci.
Que la reunió sigui un èxit total, depèn de diferents factors que a continuació esmentarem.
Hotel Arrey Alella, ubicat a tan sols 20km de Barcelona, disposa de diferents sales de reunions totalment equipades per a la satisfacció dels clients i l’èxit de la reunió
Us presentem els sis elements clau que us poden ajudar a fomentar un entorn de reunió més efectiu:
- Mesuraments correctes
Per començar amb aquesta tasca, cal considerar la quantitat de persones que acollirà la sala. Definint les capacitats mínimes i màximes, considerant múltiples sales de reunions depenent de la situació i calculant l’espai i el mobiliari necessaris en cadascuna.
Si tens 15 gerents o directius, la capacitat màxima de la sala no pot ser menor que aquest número, i tenir en compte els convidats i els observadors que es puguin sumar.
Una excel·lent taula de sala de reunions configurable també pot permetre una major flexibilitat per adaptar-se millor als diferents tipus de reunions.
Les sales de reunions de l’Hotel Arrey Alella són prou àmplies per organitzar l’espai segons el nombre d’assistents.
- Seients apropiats per a una sala de conferències
Segons una investigació duta a terme per Visix, la durada mitjana d’una reunió és de 30 a 60 minuts. Per tant, és essencial comptar amb cadires executives o semi-executives que permetin als participants seure còmodament mentre calgui.
Tot i que la mitjana ronda els 60 minuts, moltes vegades les juntes es poden allargar diverses hores.
- Divisions
Per descomptat, una sala de reunions s’ha de sentir com a tal; fins i tot si es troba en un entorn d’oficina oberta, hauria d’oferir més sensació de privadesa. Això permet que la conversació es dugui a terme en un entorn més confidencial, evitant generar distraccions a l’exterior i manejant fins i tot temes delicats amb discreció.
L’Hotel Arrey Alella, situat en una zona privilegiada del Maresme, ofereix un entorn tranquil i lluny del soroll de la ciutat. Les sales de reunions, a més, són insonoritzades i aporten una privadesa i tranquil·litat extra.
- Tecnologies digitals
Les sales de reunions han de disposar de les darreres tecnologies que s’adaptin a qualsevol empresa.
WIFI d’alta velocitat, sistema de videoconferència (per si no tots els assistents poden acudir de manera presencial) equip de so, flipchart, material, etc. A les nostres sales de reunions, et garantim tots aquests elements i molt més.
- Organització
Un dels desafiaments més recurrents a les juntes és la manca d’organització. Sense una agenda establerta, és probable que els participants surtin del tema. Per tant, un sistema centralitzat o un bon programari per a reunions pot ser de gran ajuda per coordinar, confirmar o suspendre reunions amb promptitud.
Així mateix, mantenir un codi de conducta, des de l’etiqueta fins al calendari de reunions, també ajudarà a fer que el treball sigui més eficient.
Una sala de reunions adequada, només amb el disseny, pot enfortir la imatge d’una empresa. Tot i així, l’equipació de la sala és essencial per a l’èxit de la reunió.
Demana informació sobre tot el que et podem oferir: sales de reunions equipades, tarifes corporate, coffee breaks, menú de grups per al restaurant, habitacions d’hotel dissenyades per garantir el millor descans… i molt més!